jueves, 22 de marzo de 2012

El formulario del correo electrónico

El correo electrónico tiene su formulario característico. Sus campos son los siguientes:

Para o A: nombre de la cuenta de correo del o de los destinatarios. Es un dato que en general no puede faltar. En caso de ser varios destinatarios las direcciones se colocan separadas por comas.



CC (Con Copia): Permite enviar copias del mensaje a otros destinatarios con el fin de que conozcan el contenido del mismo, aunque su redacción no esté dirigida hacia ellos. En este caso todos los receptores del mensaje saben a quienes fue enviado ya que la lista de destinatarios es visible.

CCO (Con Copia Oculta): Aquí podemos enviar un mensaje a múltiples destinatarios de manera que lo que reciben no contiene la lista completa de sus casillas. Esta opción es muy empleada cuando se manda un email a varios destinatarios. Empleando CCO podemos esconder las direcciones para que no se las vean entre ellos.
Asunto o Referencia: Este campo permite encabezar el mail con una breva descripción de su contenido para facilitar su organización.
Cuerpo Principal: Es el cuadro en donde se escribe el texto del mensaje propiamente dicho. Sobre el mismo encontraremos generalmente una barra de herramientas para aplicar diferentes formatos al texto

Archivos adjuntos a nuestros mesajes
Otra gran ventaja del correo electrónico es la posibilidad de adjuntar a los mensajes toda clase de archivos: documentos de texto, imágenes, audio, presentaciones, videos, etc.
Para enviar este tipo de email el procedimiento habitual es dentro del formulario de envío buscar la opción “adjuntar archivo” (normalmente identificada por un clip). Se abrirá un cuadro de diálogo en donde deberemos localizar el archivo (explorador de carpetas) y para adjuntarlo hacemos aceptar. Dependiendo del programa y del servidor de correo puede suceder que se nos consulte si queremos agregar más archivos para recién entonces volver a mostrar el formulario de envío del mensaje. Luego enviamos el email como lo hacemos habitualmente.
Al recibir archivos adjuntos los veremos identificados en el listado de la bandeja de entrada con el clip. Si bien las opciones permiten bajarlo o abrirlo directamente, lo más recomendable es (si nos interesa) guardarlo en el disco y, antes de abrirlo, revisarlo con un antivirus, ya que los archivos adjuntos son la principal forma de difusión de virus en Internet.

Escribir, Responder y Reenviar
Estas son las tres formas básicas de enviar un mensaje de correo electrónico. En el caso de ESCRIBIR o comenzar un mensaje NUEVO (estas pueden ser las formas en que el programa de correo las presente) deberemos completar y escribir los campos del formulario visto anteriormente.
En el caso de RESPONDER o CONTESTAR se genera un mensaje nuevo que ya posee escrito en el campo PARA la dirección de correo del remitente del mensaje original y una copia del texto de dicho mensaje en el cuerpo principal. Esto es muy útil para contestar haciendo referencias puntuales a fragmentos del mensaje original.
La opción REENVIAR es similar a RESPONDER pero deja para completar manualmente la dirección de correo del destinatario en el campo PARA. De existir algún archivo adjunto al mensaje original este también será reenviado

No es lo mismo…
RESPONDER posee dos opciones; AL REMITENTE o A TODOS. Hay que ser muy cuidadoso y no perder de vista si nuestra intención es responder en una forma u otra. Pensemos que si nos equivocamos, podríamos hacer llegar un comentario privado a personas que no debían recibirlo o tal vez dejar afuera de la respuesta a un grupo de receptores que la está esperando.